2012年10月7日 星期日

新知識生產術


作者:勝間和代
出版日期:2009年05月08日
ISBN:9789866472350
      經過一連串密集式大量閱讀勝間和代女士的著作,《新知識生產術》可謂一個小總結(期待她往後的作品),我認為《新》最精彩部份是最終章“今天的5項新行動可以改變明天!”。
成果 = 知識 x 執行比例 x 留存率 
而(以下是我加入的)
  • 知識(knowledge) = 輸入 (input) x (分析+ 架構)
  • 執行比例 = 輸出(output) x 行動 (action)
  • 留存率 = 去蕪存菁(把成效不大的工具、方法、生活習慣及不必要的事丟棄)
所以:成果 = 輸入 (input) x (分析[analyse]+ 架構) x 輸出(output) x 行動 (action) x 留存率
所以,要提高成果(例如:個人所得)必須增加當中包含的因素(components),例如:架好對自己年收入有幫助的主題天線,運用影像閱讀法、有聲書增強輸入力,配以平板電腦內的電子書、有聲書app等。如何提升其他因素?
分析力:
由於勝間和代女士曾任職於麥肯錫(McKinsey),其所受的培訓極有參考價值。
大前研一亦曾透露McKinsey之解難能力以其多種框架(framework)聞名,事實上不少框架皆由大前先生所創,所有McKinsey之企管顧問必須有夠訊速整理資訊、構思新框架、創造/優化新框架的能力以將各種資訊篩減至1%的本質「若然說話沒有框架,即與主婦或上班族閒聊無異。」因此,作者落實以下的措施以建立架構力
  • 開始時以「大量」學習公司內的架構基本手冊以補「質」的不足。
  • 學習區別需要/不需要以及優質/劣質的資訊。
  • 對資訊做因數分解 (我亦嘗試在此將作者的「成果方程式」分解為不同因數)。
  • 優化既有架構以創造新框架。
       此外,有些因素是不能一揮而就的,作者亦需要透過多年工作實踐,將經驗及從失敗中所學習的精粹內在化形成「深度知慧」(可參考同名書籍)及「失敗力」。我相信情況類似《Blink》一書中的現象,透過長時間(10,000小時?)的練習自然會掌握事情的核心形成個人智慧。
     同時McKinsey善於從實際工作經驗得出的最佳解難方法以最佳實務方法(Best Practice)方式規範化(standardize/benchmark)製成手冊。顧問從其他同事學到其透過某種方式找到的「最佳實務做法」後,就能建立自己專用的框架。
      有一點需要留意:每人皆有自己的強/弱項,應集中於自己喜愛、擅長及能發揮自己價值的事情。


輸出力:
要提高輸出力可參考以下原則:
  • 產出的知識必須經過個人分析、驗証,例如:我不會將書中的大綱複製形成自己的產出,而是將書中的資訊沉澱後將精粹抽出,形成自己的框架
  • 除去專業術語(jargon)外,若能以大量數字(quantify)自己的語言寫作部落客記憶力會更深刻。
  • 如果像McKinsey顧問那樣輸出知識呢? 可以幻想自己在砌金字塔,金字塔有若干層(階層化/layering),每層有其主要核心,嘗試用MECE (mutually exclusive collectively exhaustive)的邏輯確保「沒有遺漏,沒有重複」的方法表達該層的主旨。(雖然我仍是一知半解,但大致屬於演繹法的一種吧,將來再看《邏輯思考的技術》及《金字塔原理》)
《目錄》 

前言

公開取得多種資格.獎項的新.知識生產術!

關鍵因素一 我是日本第一批能夠在青少年時期就開始使用資訊產品的世代(技術關鍵因素)
關鍵因素二 我長年從事於知識生產力的多寡直接與薪資.成果相關的工作(報酬關鍵因素)
關鍵因素三 自二十一歲生下長女以來,養育三個女兒以及做家事都很花時間,因此我陷入了非提高生產力不可的境地(意志關鍵因素)

第一章 自我Google化的方法
資訊才是貨幣的時代
資訊比金錢還重要
以資訊處理的「豐田生產方式」為目標
不聰明的人被聰明人不斷搾乾的危險時代
我們接收到的資訊並沒有到「資訊洪水」所描述的那麼多?
搜尋關鍵字、主題搜尋的秘訣
資訊呼朋引伴的「Give五次方法則」
勝間流.傳布資訊的秘訣
120%活用Google與資訊產品
組合運用火狐瀏覽器與地圖網站Mapion的秘技
「自己做不出來」──Google的有趣發想
「資訊撲滿」Gmail是私人的輔助腦
改變行動型態的十五個網站.十二種資訊產品
經常轉寄到Gmail去!用法簡單
既可避險又可管理時間,一石二鳥!「雙軌化」的手法
把架構、原理與原則組合成軸
和車子比起來,「沒踩踏板時也能加速的自行車」比較有利
重視原理原則論、細部技巧、嘗試錯誤之均衡
成為資訊管理高手需要兩年時間
把資訊洪水變成寶山

第二章 在資訊的洪水中看清1%本質的技術
勝間流.看清1%本質的六種技術

技術1  養成「架構力」
兩個月內減去五公斤體重、百分之五體脂肪率、七公分腰圍的秘密
二十八歲進入麥肯錫時所沒有的「架構力」

技術2  以「深層智慧力」累積經驗值

技術3  養成「失敗力」
我把外資銀行交易員的例行公事變成這樣

技術4  以共享「最佳實務做法」分頭學習

技術5  發揮不了自己價值的部份就乾脆地切除
以「不做清單」磨練捨棄的技術

技術6 不要吝於書錢,要讀好書──在網路全盛時期非讀書本不可的原因

每月花十五萬圓讀一百本書的讀書投資法
利用零碎時間迅速閱讀
翻譯書要讀什麼?──我推薦的六本小說與商業書
輔助使用有聲書的好處

第三章 提升十倍效率的輸入技術──融合了類比手法與資訊產品的方法──
勝間流.提高輸入力的六種技術

技術1  什麼都可以沒有,筆記型電腦除外

盡情當成自己的「輔助腦」使用它
拉開與敵手間差距、我推薦的軟硬體
筆記型電腦要以「定期壞掉」為前提

技術2  準備一個包括影像閱讀法、拇指Shift、心智圖等方法在內、自己獨有的作業系統
成為我寫書契機的影像閱讀法秘密
實現「速度成為一點七倍.按鍵數減少四成」的拇指Shift輸入
合併使用手寫與MindManager的「心智圖記憶法」

技術3  均衡使用類比輸入與數位輸入
為何所有東西都數位化之後,效率反而降低?
數位化的三大好處──集中管理、可搜尋性、重覆使用性

技術4  減少多媒體資訊,將實際體驗、他人體驗與好書當成三大資訊來源
盡可能別看電視
提高「自我媒體」感度的方法
在麥肯錫學到的資訊的「天空→雨→傘」
把五千名女性工作者凝聚在一起的「麥田」威力
別小看書──好書是便宜的優良資訊來源

勝間流.讀投資法七原則
讀書投資法1 書是與作者間的對話。要以對話的心情去讀
讀書投資法2  即使不打算馬上讀,也要先買。不買的書就不讀
讀書投資法3  五千日圓以內的書要毫不猶豫買下。想成是一次的酒錢就不會覺得可惜──兩千日圓以上的書是沉睡的寶山
讀書投資法4  打開自己的主題天線後,就會自動看到需要的書──我最近關心的五大主題
讀書投資法5  暢銷書固然易讀,內容卻未必紮實。好書要自己找尋
讀書投資法6 應該予以保存的書,占所買的書十分之一即可。重要的是把內容留在腦中──書要讀過即丟
讀書投資法7 讀書時要用速讀技巧,速度最優先。不做畫線或整理摘要等麻煩事
收費資訊是「優良資訊」──麥肯錫時代很有效的「焦點團體訪談

「知識的三點測量法」──構築複眼觀點
技術5 多活用眼睛以外的感覺器官,特別是耳朵──一面吃好吃的東西一面開會之所以會有效果的原因
技術6 睡眠是投資!多運動、好好睡

第四章 成果變為十倍的產出技術──麥肯錫直接傳授!金字塔結構與MECE的力量──
勝間流.提高產出力的六種技術

技術1 創造自己獨有的產出、自己試著確認輸入資訊

技術2 試著以語言表達自己的學習
在麥肯錫鍛鍊出來的、易懂的說話法
唯有使用自己知道的語言才能產出

技術3  養成經常把自己的學習轉換為數字的習慣
過去「天屋」似乎很流行,為何其他企業不進入?

技術4   從自己的學習中篩選資訊、找到主軸──簡略化、階層化、架構的方法
金字塔結構與MECE──改變了我的大型武器
只要在講話前意識到四件事,就能改變印象

技術5 試著把自己的學習整合到部落格中表現出來

技術6   把自己的學習出版成書──一旦出書,人生的舞台會改變
寫出暢銷書後大幅改變的事
如何才能出書?

第五章 從根基支持知識生產的生活習慣技術──
投資於零碎時間、體力、睡眠的發想轉換之建議
勝間流.支援知識生產的五種生活習慣技術

技術1 極力遠離吸煙、喝酒等知識生產的六大危險因子──原本吸煙十四年的我之所以戒煙的理由

技術2  養成有效活用零碎時間的習慣

技術3 好好確保睡眠時間、使其發揮整理資訊與消除壓力的功能—以「快眠記憶墊」做伸展體操

技術4 為養成知識生產的集中力,要培養體力──可能持續下去的幾種小道具

技術5 費心於對頭腦與健康好的飲食生活──盡量少吃白色的、動物性蛋白質
創造不輸給Google的自己

第六章 提升自己十倍實力的人脈創造技術──資訊的Give五次方法則──
為何我會獲得「全球最值得矚目的五十位女性」與「雅芳女性大賞」?
提升自己實力十倍的五種人脈創造技術

技術1 資訊要「Give&Give&Give&Give&Give」──暢銷書的背後有部落格粉絲

技術2 提升電子郵件的質量、擴大聯繫──勝間流.交換電子郵件的五個心得

技術3 活用社群群組寄件等功能,成為人的聚集基地──自己成為領導者經營看看

技術4 巧妙地併用午餐會議──平日花三天投資於午餐的原因

技術5 尊重自己的溝通風格──以自己擅長的技巧創造終極人脈

最終章 今天的五項新行動可以改變明天!
今天的小行動可以改變明天
成果是以「知識╳執行比例╳留存率」決定的

新行動1 為看清資訊的本質,要在腦中製作收納箱
新行動2 為提升輸入力,要把好資訊當成腦的養分
新行動3 為提升產出力,要在部落格裡全部寫起來
新行動4 為維持知識生產,盡可能改善生活習慣
新行動5 為創造知識人脈,要實踐Give的五次方
不管再怎麼小,開心的體驗累積起來,就可以改變我們的行動

結語

◎附錄
〔十六種愛用的資訊產品與軟體〕
〔一百一十六本推薦書籍〕
〔三十三本嚴選英語有聲書〕 


《序》
推薦序

新時代中知識工作者生存之道
許士軍
元智大學講座教授
台灣評鑑協會理事長

      目前這個世界己從工業經濟時代邁知識經濟時代,往昔那種由藍領或白領工作者扮演的主流角色,也將為一種「知識工作者」取代。在這新時代中,如知識經濟大師史都華(Thomas A. Stewart)早在1998年十月一期<財星>專文中所稱:「所謂新經濟,就是一個知識在投入與產出兩方面所占價值都不斷增加的經濟;此時不管人們所購買的或所出售東西中的價值,主要來自知識」,同樣地,前史隆管理學院院長梭羅(Lester Thurow)也在他的巨作<資本主義的未來>中聲稱:「腦力產業取代自然產業成為主流;創造、運用與組織腦力的能力取代自然資源與資本成為新的競爭關鍵」。而本書作者也說,未來的領導者將是一些「擅於收集、分析和產出資訊」的人。

     在這知識經濟時代,整個社會生態的生存之道都改變了。這至少包括了三個層次,一是國家層次,知識代表國家競爭力的核心源泉,政府的主要任務之一,就是提昇人民的知識水準和創造新知識的能力;一是機構層次,包括企業和種種非營利事業,依靠知識以服務人群並創造本身價值,使得有關知識管理成為所有其他業務或功能管理之支持基礎;再則是知識工作者的個人層次,他們必須不斷自我學習新的知識才能保持本身的價值與貢獻能力。在前兩個層次,都有無數書籍加以探討,而目前本書所探討的,就是屬於知識工作者這一層次,也就是他們在這個角色上的生存之道。

     換句話說,身為新時代寵兒的知識工作者,有關他們如何創造、運用與組織其腦力,將他獲得的知識運用到工作上以創造價值,就是這位號稱「女大前研一」的勝間和代女士在本書中所要探討的問題──如何提升和創造知識生產力。

     這一問題之所以值得我們重視,在於過去人們從工業經濟中所學到的一套想法和作法,在這上面是應用不上的。具體地說,在工業經濟中,人們所面對的是勞力、土地、原物料和資本,所追求的是如何提高效率、降低成本、改進品質、準時交貨這些事項,靠的是具體的機器設備、技術和程序。在這些狀況下,工作者只要以認真勤勞的態度,嚴守紀律和SOP,大致就可以達成任務了。它們和如何提高知識生產力--事實上就是創新--完全不是相同的一回事;原因在於,後者背後所講求的要素和邏輯乃來自不同的管理典範

       然而本書所討論的問題和提出的建議並不是純粹理論性的,在這方面它是一本具有實用價值的書。作者在前言中開宗明義地說,本書所要告訴你的,就是做為一個知識工作者如何提升知識生產力的技巧。這種技巧,代表作者長期從事投資顧問工作中經驗和學習的累積。基本上,作者指出,任何人要成為一位成功的知識工作者,取決於三類關鍵要素:
首先,他必須充份掌握使用資訊工具和方法的能力,
其次,他在知識生產力上的貢獻必須獲得相應的報酬,
第三他必須處於一種非提高知識生產力不可的情境中。
這三個關鍵所涉及的,包括能力、動機和意志力是三方面的因素。

    至於人們在這三方面應有怎樣的認識,又應採取那些方法以求實現,書中分別以條列的方式,歸納出具體的技術和行動,有如一本手冊。值得注意的是,在此所稱的技術,並不是像烹飪術一樣,規定細得分毫不差,這對於知識生產力是不可能的。它所說明的,乃是一種態度或行為,例如要養成「架構力」,指的是選擇與分析資訊應根據一個邏輯模式而非雜亂無章;又如書中說,讀書並非單方面生吞活剝,而要當做是和作者對話。諸如此類,本書仍然留給讀者極大體會和揣摩的空間。

    事實上,要能有效學習和提高知識生產力,並不只限於技術和行動本身,而和一個人的生活習慣有關。譬如在書中所提出的建議中,包括遠離菸酒,活用零碎時間,保持充份睡眠和體力,注意飲食,都可以說是固本之道。再者,書中也說,要能充份發揮知識生產力,也不是由個人閉門造車,獨善其身所能做到,必須和他人有效溝通和分享,相信這些都是作者從本身長期經驗中所體會到的箇中三味,如今她毫不吝嗇地願意提出來和讀者分享,值得我們好好珍惜和學習。


原來生活也有知識
洪明洲
亞洲管理經典研究中心
中國文化大學產學合作中心主任

     我們每天都在上網,很多工作也都上網完成,坊間也很多書教我們如何上網獲取資訊或知識,但很少書像這本一樣,敢從資訊科技角度,教我們有系統地建構知識,提升個人「數倍」生產力。

       勝間和代被譽為女大前研一,這一稱號給予我比較兩人的興趣,從兩人身上所散發的對比,讓我們對「新-舊知識經濟、男性-女性、東方-西方」有更深入的瞭解。

      首先,在講究順服、謙讓日本社會,兩人都很特立獨行,屬於標新立異、敢於挑戰傳統的異類。兩人都深受職場工作經驗的影響,特別在麥肯錫或外商的磨鍊。兩人非常敢於表現自己:喜歡將自己的學習心得經驗赤裸裸地發表,毫不保留。兩人也都掌握到新知識經濟時代下工作與生活的秘訣:運用網路或傳播媒體(包括書籍出版),大量製造知識,開創具有個人高知名度的事業。

      舊知識經濟時代人們主要靠工廠生產與街頭商店買賣致富,新知識經濟時代的重心在媒體(網路),必須用全新的思維來經營自己,才能大幅提升個人生產力。但是很多人的習慣還停留在舊經濟時代,不會利用網路平台來「工作」,也欠缺利用資訊科技來創造知識價值的技能,所以,生產力無法倍數提升,這是勝間和代與大前研一兩人大力倡導的「知識」:如何藉助資訊科技來提升生產力,進而累積個人財富,他們兩人也都因此致富。

       我個人曾為大前研一的《思考的技術》寫過一篇「臭屁的大前研一,永遠的顧問師」導讀,那篇導讀很多對大前研一的觀察,也可以適用於勝間和代:兩人都有敏銳洞察力,都深諳麥肯錫模式的思考,能對人云亦云的觀點發出振聾啟瞶的警鐘,也因此兩人都很「臭屁」,喜歡拿自己的經驗來教導別人。不過,源於「男性-女性」的差異,兩人還是有很大的不同。

    勝間和代是傑出女性,育有三女,身兼母職。在男人主宰的職場世界要出人頭地,需要更多的智慧、搏鬥與掙扎。所以,勝間和代的體驗有大前研一缺乏的細膩,她的思想更根植於現實,沒有大前研一的高調與宏觀。這本書充分顯露她從自己的生活細節理出很多創新的事業經營之道,而大前研一的著作多數取自擔任大企業、大機構的顧問經驗,很多題材不是凡夫俗子能夠消化的。

    例如在應用麥肯錫傳授的金字塔結構與MECE的思考技術方面,大前研一會以挽救日本經濟的重建計畫為例,提出恢弘建言,並大肆批評日本官僚政府的僵固、迂腐,他的書充滿男性主義的憤世嫉俗、憂國憂民,也展現男人當家的霸道。相對的,勝間和代的書較為入世,她會舉出日常生活中應用麥肯錫思考技術的經驗,從中理出己利利人的方法。她的經驗很多都是個人讀書、學習英文、說話溝通、減肥等生活小故事,勝間和代將這些點點滴滴串聯起來,擴張到理財、創業、網站等知識產業的經營之道,一般人較容易心領神會。

    我曾說大前研一是日本的怪胎,他的思考有日本人的細密深沉,也有西方人的系統周延,兩者構成新知識經濟時代的最佳優勢組合,勝間和代似乎也有這樣混合。對於同受東方文化影響的華人而言,我們很需要這種組合,它讓我們不會陷在細密深沉的泥沼中,以更周延的思考來立足於資訊爆炸的社會,不斷反饋自省,才能提升自我。這本書最可貴的是,它不僅教我觀念,更教我們技能──特別是上網搜尋與整合知識的技能,使我們在茫茫「網海」中找到知識,這是大前研一比較難告訴我們的。


《內容連載》
§內文§1
資訊就是貨幣的時代

資訊比金錢還重要

    為提升知識生產力,有一件事我希望各位讀者想看看。
那就是,「資訊就是現代的貨幣」。

    如果我們擁有品質優於他人的資訊,或者我們能高明地在加工資訊過後創造出新資訊,無論其形態為何,都能夠轉換為貨幣(賺錢)。

    反之,一個人再怎麼有錢,如果未能掌握適切的資訊,可能會隨隨便便就虧錢;或者,一個人再怎麼想賺錢,若缺少適切的資訊,也不可能賺到錢。

    因此,提升知識生產力,就形同是「如何高明地取得資訊、自己加工、產出,再連結到賺錢之上」。這是資訊之所以是貨幣的原因。

    那麼,為何資訊會變成貨幣呢?


首先,我要說明一下目前的狀況。

    世稱「OECD會員國」、包括美國、日本在內的先進各國,在第一級、第二級、第三級等三類產業中,第三級資訊.服務業的從業人員,已經成為多數。這是因為,第一級與第二級產業的生產力已經提升到一個程度,只要少數幾個人,就能充分提供我們日常生活所需要的食品、日用品、家電等需求。

     這麼一來,食衣住行已然滿足的我們,經濟的中心就會漸漸像「服務化」「資訊化」所描述的那樣,整個朝著以服務與資訊為中心的產業移動。也就是說,最早以前是狩獵與農耕能力出色的人成為領導者,後來是擅長製造業的人成為領導者,現在則是擅於資訊的收集、考察、產出的人會成為領導者。

    至於用所投入的錢獲得報酬,也就是用資本獲得報酬的資本主義原理與原則,雖然與先前沒有太大的不同,但由於在擅於處理資訊的人或技術的周邊,會有希望予以活用的人聚集過去,因此金錢會以資訊為中心流通起來。「Google」(http://www.google.co.jp/)就是其象徵。

     「資訊比金錢還重要」、「資訊的活用方式決定了我們的生產力,也就是附加價值的多寡」。一開始,請各位當成是咒文一樣,先把這些話記在腦海中。

以資訊處理的「豐田生產方式」為目標

    不過,即便大腦知道「資訊具有高於貨幣的價值」,但在現實生活中,對於如何在資訊的洪水中提升生產力,我們還沒有累積足夠的知識。

     但這也是理所當然的,因為,電子郵件與網際網路具體改變我們的工作方式,充其量只是近十年左右的事而已。比如說,在工業製品方面,已經存在著豐田汽車前副社長大野耐一先生所寫的《豐田生產方式:追求超脫規模的經營》(鑽石社出版)那種出色的著作;但是在資訊管理方面,出色的著作所談的,也僅限於以紙為媒介時的資訊活用方式而已,沒有談到資訊科技的部份;此外,即便使用資訊科技,尚無體系成形也是一個問題。

    因此,講誇張一點,本書是以構築一個使用資訊科技、在資訊處理方面的「豐田生產方式」為目標。

愚者被智者不斷搾乾的危險時代

    由於現代存在著一種「使用資訊賺錢、再把錢拿去購買資訊」的良性循環,擁有資訊的人,或是能夠從資訊擁有者那裡取得資訊的人,和無法做到此事的人之間,今後的差距將會愈拉愈開。

    過去,我曾經從朋友那裡聽到一句深受打擊的話。

      他說,資本主義的本質就是一種「金錢從愚者身上往智者身上移動的機制」。這裡所謂的「智者」和「愚者」,應該可以替換為「是否握有具有價值的資訊」吧。

      我把這樣的狀況稱為「資訊主義」。所謂的資訊主義,換句話說就是「金錢從沒有資訊的人身上,往持有資訊的人身上移動的機制」。

     極端的例子是,為匪夷所思的賺錢故事所騙、金錢遭到詐取的那種情節。講難聽一點,資訊主義也有它「智者不斷搾乾愚者」的一面。

     而由於優質資訊需要一定的勞力與金錢才能獲得,能夠投資其上的人會愈來愈富有,無法投資其上的人會不斷被搾乾,成為一種兩極化的發展。

     當然,為防止極端的兩極化出現,仍有政府與社會福利的存在,因此貧富不會純純由資訊化來決定。不過,就基本概念來說,在資訊主義的社會中,擁有更多資訊的人(智者),還是能夠合法地從沒有資訊的人(愚者)身上奪走金錢。這一點,必須銘記在心。

    雖然說「資訊多如洪水」,但我們所接觸到的資訊,其實並沒有到那麼多?

不    過,我認為,雖然世人都說資訊多如洪水,但事實上,大部份的人接觸到的資訊量,都沒有到有如洪水的地步。
比    如說,一般的上班族從早上起床到晚上就寢為止,吸收了多少的新資訊呢?大部份的人恐怕每天都反覆過著同樣的生活吧?早上起床,看看電視新聞,在電車內看看相同的懸吊廣告,做著千篇一律的工作,又沿著同樣的路線回家。我想,就是這樣的型態吧?

    此外,即便說資訊多如洪水,我們透過五感所能獲取的資訊量,在每單位的時間內還是很有限。像是一分鐘能讀多少字、一天能見多少人,這些都不可能和別人相差到幾十倍之多。

因     此,取得資訊的技巧,並非因人而異、全憑運氣的特殊技巧,而是要有意識地增加取得資訊的機會,是一種任誰都可能提升效率到某種程度的技巧。

搜尋關鍵字、主題搜尋的祕訣

要想提高取得資訊的效率,首先需要的是「問題意識,也就是要有自己的主題」。

     所謂的問題意識,相當於搜尋引擎的關鍵字。即使知道Google與Yahoo!之類的優秀搜尋引擎,但如果不知道關鍵字,就沒有辦法搜尋。同樣的,取得資訊的機會再怎麼均等,一旦缺少關鍵字,也得不到資訊。

      自己若能有多個主題,應該會比較好。一旦有什麼自己略感在意的事,就以該主題為基礎,養成經常搜尋的習慣。

      比如說,我設定為主題而經常思考的有,「提升勞動生產力」、「工作與生活的平衡」、「有效活用資訊科技的方式」、「改正生活習慣病」,以及「組織的有效運作方式」等等。因此,無論在日常會話中或在閱讀時,只要出現這些主題,資訊就會自然而然向我飛來。

架構、原理與原則組合成軸

和車子比起來,「沒踩踏板時也能加速的自行車」比較有利。 

    此外,收集到優質資訊還有一個效果,就是「行動會自動最適化」。也就是說,藉由篩選出優質資訊,將可自然而然導向「在現在的條件下,對自己而言最適於採取的行動」。

    舉個具體的例子,最近很流行騎自行車通勤。針對自行車的效用,我已反覆在自己的作品或媒體上說明過。但不是只有我而已,最近騎運動自行車通勤的人變多了。只要合理地考量到「可解決運動不足的問題+省時間+近年來自行車的性能提升了+可節省油錢或養車費用」等因素,就能自動歸納出「騎自行車比開車好」的結論。

      現在,我每天會騎自行車約二十至四十公里。不過,對於不習慣騎運動自行車的人而言,應該會對我的話感到驚訝吧。因為,在他們眼中,自行車就是前有籃子後有座椅的淑女車,這種車重達二十公斤上下,騎個三公里就會氣喘吁吁了。

      但我所騎的自行車是比賽用的,重量只有八至九公斤左右,疲累程度與騎乘速度都大不相同。時速約可騎至二十五至三十五公里左右,即使考量到等紅綠燈的時間,每小時也可以騎個十四、十五公里。

       而且,由於我安裝了「附GPS攜帶式導航儀」,可以直接騎最短距離,我的鞋子也是專用的SPD鞋,它能夠與踏板密合,不光是踩踏板的時候而已,就連踏板上拉的時候,自行車也會加速。也就是說,在擁有運動自行車+附GPS攜帶式導航儀+SPD專用踏板的機制之下,我才能夠舒適地騎行車移動(參見本書開頭處的彩頁)。

      在提升資訊處理的生產力時,也是完全相同的想法。先將最適工具組合起來,才能獲得成果。

        以上這些資訊,我全都是從網路、書本、自行車行等來源取得,才逐一找到最適工具的。一開始我不知道什麼組合才是對的,就先購買入門的自行車,實際騎看看後,在嘗試錯誤下,才花了好幾年踏實地累積起經驗來。

      很多人會飢渴地吸收所有關於賺錢,或是好像可以直接賺到錢的資訊,但對於如何比較有效率地取得能夠幫忙賺錢的資訊,卻不是那麼積極想知道。至於和其他握有資訊的人交流,就更加不積極了。

       然而,現在資訊就是貨幣。因此,想賺錢的話,就要收集資訊、予以組合,然後連結到行動的變革上,分成幾個階段賺錢。這麼做看起來是在繞遠路,事實上卻更能接近目的地。

重視原理原則、細部技巧、嘗試錯誤之均衡

不過,多數人卻不知道該如何具體提升資訊管理或知識生產的技術。

     以Gmail為例,各位要如何在這服務推出之後,就馬上能得知它的存在?另外,又要怎麼從朋友那兒拿到Gmail的邀請信(開始時要有邀請信才能使用)?

我認為,要想提升知識生產的技術,以下三者不可或缺。
(1) 學習原理與原則
(2) 學習遵循原理與原則的技巧,也就是個案
(3) 以個案為範本,在嘗試錯誤中找出自己的做法


      最近有個很讓我在意的趨勢,就是很多人對於資訊都變成「告訴我先生」(譯按:指自己不先查,就直接找別人問答案、幫忙解決問題的人)。所謂的「告訴我先生」,就是跳過了上述的(1),直接想要知道(2)的技巧,而且在用過看起來可以馬上使用的技巧,卻用得不順利時,就馬上又去找另一種技巧,也就是反覆在做「選購技巧」的動作。

      當然,資訊愈具體愈好。因此,我在本書中提到的、自己使用的方法或產品,我都會詳加說明。可是,這些方法或產品,充其量不過是我「為了實現某種原理與原則」而做的個案研究而已。

        例如,自行車的例子就是,如果你想試著騎自行車通勤,還是必須自己先騎看看,掌握一下騎車的感覺。就算你買了和我一樣的自行車或導航儀,也未必就能和你的狀況與制約條件相吻合。

       我認為,學習不是用腦,而是要用五感一起進行;最近流行的學習理論也抱持這種看法。在學習某種新技巧時,要實際執行看看,用你的五感、用你的皮膚感覺,從行動中慢慢學到平常該怎麼做比較好。這一點很重要。

成為資訊管理高手需要兩年時間

       資訊管理的高手都有一套流程:先從原理與原則中學習個案,再以個案為範本自行匯整想法、付諸行動,然後從個案中找出成為自己核心的架構(思考的框架),最後,再掌握該架構與原理原則間的整合性。

      只要獲得適切的指導,又能持續學習下去,大約兩年可以到達高手的領域。這是我在麥肯錫與安達信接受新人訓練的經驗法則。有趣的是,職業運動也是,要成為高手,得要接受兩年的嚴格訓練;MBA及其他專業教育,也都是以兩年的課程為主流。

       從我們吸收某種資訊、使之成熟、試著操作,一直到完全理解為止,恐怕就是需要兩年的時間吧。人類的細胞彼此替換、把我們所下達的指令傳達到每個角落為止的時間,或許就是這麼久。

      關於資訊管理,在此先把「細胞記憶」的概念介紹給各位。

      這種概念認為,我們的記憶或資訊處理不是光靠大腦,而是靠全身一起來做的。

       具體來說,在心臟、肺臟或角膜移植後,這些器官原本主人的嗜好、姓名、看過的風景等等,會漸漸出現在受移植者的記憶之中。常聽到一句話說「腦子已經懂了,但身體還沒跟上」,倘若細胞記憶的假設是正確的話,這樣的事就是想當然爾了。

       無論如何,我們不可能只因為學會一點Google的使用方式,明天開始生產力就大幅提升。不過,只要能成功地漸漸控制自己的行動,等到兩年後,一定會有成果的。

把資訊洪水變成寶山

      身處於我們現在這種資訊主義的社會,再怎麼不情願,生活與工作勢必都是以資訊為主軸。因此,若無法在資訊管理上養成某種自衛的手段,將會在原本或許沒什麼大不了的資訊洪水中,覺得自己好像快淹死了一樣。這與現代人很像,現代人的飲食生活很容易就會變成高卡路里、膽固醇過高,而罹患生活習慣病。

      不過,只要能針對飲食生活抱持著正確的知識、維持正確的生活習慣、運動與飲食,還是可以遠離生活習慣病。

      同樣的,只要我們能學會主動管理資訊的技術,看來像是資訊洪水的景象,其實會是我們的寶山,我們可以從中不斷把資訊轉換為貨幣。

      不只如此,我們也可以在不必長時間工作下提高生產力。除工作外,在自己的日常生活與嗜好上,資訊都會引導我們、帶領我們前往更加快樂的正確方向。

看清1%本質的六種技術

技術1養成「架構力」
     我們無時無刻都是以五感在取得新的資訊。

     但資訊如果一直只是素材,只是純粹堆成一座「資訊山」,那與其由人類來收集,還不如交給Google做,會有效率得多。

    我們人類能做的,是從「資訊山」之中找出共同點或相異點,看清楚自己手邊資訊所代表的意義,以及該怎麼在自己的生活中活用該資訊。我稱之為「架構力」。

      無論是與別人交談時、讀書時、在路上行走時,都要經常運用架構、創造架構,持續地思考資訊、整理資訊。

       這裡所謂的架構,指的是「依循特定目的整理出來的思考框架」。或許也可以稱之為「思考的抽屜」。如何針對資訊制定主軸、如何分類資訊、區分資訊的不同使用時機,以及創造整理資訊的場所,都是由架構來決定。

       而在資訊進入腦中時,要經常自行為它加上標籤,區分使用時機,在腦中的適切場所保管它。

       簡單舉個架構的具體例子,比如說,在寫文章時的「起承轉合」,就是很容易了解的架構;商業用語方面,策略的3C(顧客Customer,公司Company,競爭者Competitor)與行銷的4P(價格Price,通路Place,產品Product,促銷Promotion),也是思考的架構。

       把多樣東西整理成「七種習慣」或「三項法則」之後,之所以會變得容易理解,也是因為給了它架構。本章的內容也是以「六種技術」的形式提供了架構。

        只要運用「策略的3C架構」,業務員就能把資訊區分為「公司產品的相關資訊」、「顧客相關資訊」、「競爭者資訊」,予以管理與分類了。
         或者,只要運用「行銷的4P架構」,也能夠整理出自己公司的產品或服務為何會輸給競爭者。還有,在市場中出現風評良好的產品時,也可以藉由架構的運用,解析出該產品風評良好的原因。

       還有一點很重要,架構這種東西,是要一面使用許多先人為我們開發出來的各種架構,一面再自行創造新的架構下去。很多地方看到的那種以圖解或手冊介紹的做法,也是一種架構。只要能意識到大約幾百種以上的架構,資訊收集力就會大幅增加,自己也會變得能夠創造架構。

二十八歲進入麥肯錫時所沒有的「架構力」

        即便如此,我注意到架構力,是在二十八歲時,轉職至麥肯錫公司後的事。正在閱讀本書的各位讀者,我想應該不太有那種習慣,在平時整理資訊或日常對話中使用架構。

        我剛進入資訊處理的專家集團麥肯錫時,常常有人說,我的話很難理解,也很乏味。別人也說,即便我講的事情很有趣,但是沒辦法做為資訊活用。

      相對的,我也完全無法理解,為何多數麥肯錫的企管顧問總是能夠整理資訊、創造出新的想法?

       缺乏那種架構力的我,在剛進麥肯錫時的績效,以及據以獲得的考績,也很不理想。由於在那之前,我一直只從事會計師與金融業,原本就沒人給過我什麼「架構」,因此也沒有那種「自己構思新架構、創造新架構」的想法。

        就在我煩惱著自己講的話為何這麼難懂時,和一位一畢業就進入麥肯錫的資深女性顧問交談之下,她沒有惡意地這麼對我說:「在麥肯錫,講的話如果沒有架構,就等於是主婦或上班族在閒聊一樣。」

       當時我想道,「啊,原來如此」。沒錯,我的想法沒有架構,我講的話對於對方而言,聽起來就像是閒聊而已。只要知道了原因,問題就等於解決八成了。

後來,發現自己有必要養成架構力之後,我慢慢改善了以下幾點。
(1) 能區別需要與不需要的資訊
(2) 能區別優質資訊與劣質資訊
(3) 能對資訊做因數分解
(4) 能區別本質性資訊與其他資訊
(5) 能根據既有的架構,創造出新的架構

      由於在麥肯錫有那種收集了很多架構的基本手冊,每天我一直在看這些手冊。在大概學會約兩百種基本型態後,我總算能以獨當一面的顧問身分在外活動了。總之,透過「量」方面的擴大,可以在開始時補「質」之不足。

     或許你會有疑問,怎樣才能取得架構?很多資訊其實已經依照架構整理好了,只是沒人明確指出它是「架構」而已。

      比如說,在教導別人時的「能力╳意願矩陣」(根據教導的對象有沒有意願,有沒有能力而區分為2╳2的矩陣,再依四類不同對象改變教導內容的一種技術)就是一種架構,暢銷與成功有約》(The seven habits of highly effective people)裡的七個習慣,也是一種架構。報紙也是依照一定排法的文字方塊在紙面上編輯,才送到我們手中的。只要弄了「架構」這種概念,實例在我們身邊要多少有多少。

         必須知道的只有一件事:「架構」這種有用的東西所在多有,它們能夠匯整資訊,讓你有效率地吸收資訊。



       資訊洪流總是讓人感到焦慮,勝間和代提出的解決方法是「架構力」。這是我讀本書最大的收獲。



為了讓資訊的累積成為個人有用的知識並增加生產力、成為「善於收集、分析和產出資訊」的人,本書是實用的指導手冊。對我來說最大的改變就是努力把看書的心得轉化為有用的資訊,發表在blog上和大家分享。往後進一步可以在email上傳播,並且用午餐約會的方式多多和他人交流。

依資訊取得、轉化、產出的架構,區分如下:

 1. 有效資訊的取得(get info.)  input

      關鍵在於抱持著「問題意識」。當我們在意一個主題時,就會去尋找相關的資訊,就像在google中打入關鍵字搜尋一般。而且把資訊傳播,可以更有效率地增加資訊。我認為在與他人的交談中可以加進這樣的意識,促成有意義的資訊交流。



2. 提升產出知識的技術(produce knowledge)  output
  

     1. 學習原理與原則

     2. 個案,也就是學習遵循原理原則的技巧

      3. 以個案為範本,試誤找出自己的方法

      然而在實際上我們比較常接觸到的是個案,於是就有必要去分析其後的原理原則,然後依此再去變化。例如不要一看就拿香跟著拜(2),先想好為什麼拜、拜的是什麼(1),也許會得出不同的結論,例如燒紙錢比較有效(3)XD



3. 資訊的分析處理  process



     「架構力」是貫穿本書的主軸。架構是為區分異同、時機、分類、制定主軸、標籤化等等依特定目的而整理的思考框架。例如4P3C、起承轉合…。甚至勝間和代舉例他對於減肥資訊的蒐集,在取得各式資訊後整理成9個要點,然後轉化為行動,取得成果!咒語力量一個生動的譬喻就是「在腦中製作收納箱」,以自己的話和想法咀嚼後再裝入箱子。試著選擇一個主題開始。



     以上我認為可以如此歸納本書的重點(現學現賣起來了),而相關的技巧也很有可觀:



提高輸入的技巧

    諸如使用NoteBook、心智圖、影像閱讀法、午餐與人見面…。重點在於三大資訊來源是:實際體驗、他人體驗、好書。而他人體驗的取得,又以直接見面請益為最佳,若是第三者的轉述,那就難免失真了。



1. 要提升實際體驗的資訊輸入,需要適切的工具和技巧。並且要注意目前的資訊是定位在資訊三階段「天空、下雨、雨傘」(事實、認知/推論、行動)的哪個部分。



2. 而他人體驗的資訊輸入,重點在於「如何吸引優秀人士以朋友身分定期交換資訊、彼此聯繫」了!結論就是要讓自己更有魅力!



3. 好書:速度優先、以和作者對話的心情去讀。勝間和代不建議針對單一一本書整理摘要,而是幾本相關作品一起整理。這點我覺得不妨試試看。隻是對於好書,還是會想好好吸收整理一下呀…

   
      並且,不要偏於單一觀點,要從複數觀點取得資訊。例如不同的書、不同的人。而好的生活習慣也很重要:睡眠是一種投資,要多運動、好好睡,以提高資訊輸入的效率。從這樣的觀點來看,太過勉強看書,反而不是好事呢!

       鵝媽媽英語資訊的輸入還須注意是否真實。美國經濟學家Tyler Cowen在(Be suspicious of stories)提到資訊常被過濾、簡化、甚至操弄,我們不應輕信。勝間和代也提出應自行驗證所輸入的資訊。



提高產出的技巧

     輸入與產出的時間大約相同。這樣看來,我花在產出的時間太少了呢!重要技巧在於:言語表達、轉換為數字、架構化、發表。



1. 言語表達時要注意對方理解的程度、有邏輯的分解、說明。並先安排好交談目的、順序、期待的反應等。其實,就好像開會呢!

  
2. 架構化是揉合了簡略化與階層化的立體樣子,謹記「愈簡單愈易傳達(簡略化)」、「必要時可取得深入資訊(階層化)」、「掌握整體樣貌(架構化)」三點。例如金字塔結構與MECE,就是很好的概念。甚至可以在會話、信件中開始練習:

(1) 想傳達的整體樣貌?(年假一起出國玩)

(2) 可拆成什麼構造?(時間、行程、下訂)

(3) 簡略化的重點訊息?(初四、華航自由行、東南旅行社)

(4) 在這重點訊息中,有什麼進一步階層資訊?(航班、機位、飯店、價錢、連絡電話…)



3. 至於寫blog、甚至出書,重點在於找個主軸、以自己的話去整理,而不是隻整理書中寫的東西。這…我…orz(被箭射中) 好好努力提高附加價值!

  
成果=知識x執行率x留存率 (早點睡、真的有早睡、每天都乖乖早睡@@)

     知道了就要去做、然後養成習慣,提升自己。這樣才會有好的成果。那這樣一來,雖然知道得少,但確實去做,還是可以有豐碩成果呢!



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